Steeds meer mogelijkheden op het gebied van automatische factuurverwerking

Steeds meer mogelijkheden op het gebied van automatische factuurverwerking

Het handmatig verwerken van inkomende facturen kost niet alleen veel tijd en moeite, bovendien neemt ook het risico op fouten alleen maar toe. Daarom hebben steeds meer boekhoudprogramma’s tools die de factuurverwerking automatiseren. Geautomatiseerde factuurverwerking biedt namelijk heel wat voordelen. We leggen uit hoe het werkt en hoe men daarbij ook een beroep doet op nieuwe technologieën als kunstmatige intelligentie, de blockchain en NFT’s.

Automatisch verwerken van inkomende facturen

De basis van automatische factuurverwerking is dat boekhoudprogramma’s factuurgegevens herkennen en verwerken. Er zijn verschillende manieren waarop dit kan werken. Zo is er bijvoorbeeld de functie Scan & Herken. Daarbij worden papieren facturen gescand en wordt de tekst automatisch herkend, waardoor er meteen een boekingsvoorstel volgt.

Ook pdf-facturen kunnen op deze manier vaak heel eenvoudig worden verwerkt. Een pdf-bestand met geschreven tekst wordt over het algemeen beter verwerkt dan een pdf-bestand met een foto van de factuur. In ieder geval is 100% accuraatheid niet te garanderen en moet de gebruiker nog steeds het een en ander controleren. Een UBL-factuur biedt de beste garantie. Een UBL-factuur bestaat uit informatie in codetaal, waardoor wel kan worden gegarandeerd dat de factuur correct is. Leveranciers dienen hun factuur te mailen naar een speciaal hiervoor aangemaakt mailadres.

Boeken op de juiste rekeningen

Moderne boekhoudprogramma’s kunnen niet alleen factuurgegevens automatisch overnemen, maar kunnen bij deboekingsvoorstellen ook al rekening houden met de rekeningen waarop moet worden geboekt. Soms is het nodig om hieraan te sleutelen, door bijvoorbeeld standaardrekeningen aan bepaalde leveranciers te koppelen. Sommige boekhoudprogramma’s beschikken ook over zelflerende algoritmen. Op basis van de boekingen die jij manueel uitvoert, leert het boekhoudprogramma hoe en waar het moet boeken. Beetje per beetje wordt het programma slimmer en hoef je zelf minder te doen.

Echtheid van facturen controleren

Een heikel punt op het gebied van automatische factuurverwerking is dat er nog steeds menselijke controles nodig zijn, bijvoorbeeld om spookfacturen te voorkomen. Een leverancier die een factuur verzendt, kan gehackt worden, onaangekondigd zijn prijzen verhogen of niet-geleverde goederen factureren. Het blijft noodzakelijk om facturen uit te spitten.

Toch liggen er nog mogelijkheden tot automatisering. Als pionier op het gebied van boekhoudtechnologie heeft VISMA| yuki recent de blockchaintechnologie in hun boekhoudplatform geïntegreerd. Het moet de automatische factuurverwerking veiliger maken en spookfacturen helpen tegen te gaan. Daarvoor maakt het gebruik van NFT’s of non-fungible tokens. Dezelfde technologie wordt nu ook al gebruikt voor de handel in digitale kunstwerken, iets dat onder andere mogelijk is via NFT Profit.

In het geval van VISMA | yuki wordt de technologie gebruikt om fraude te voorkomen. De echtheid van facturen en bonnen kan worden geverifieerd en zo kan men 100% zeker zijn van de echtheid van de inkomende factuur. Daarnaast kan men altijd via de blockchain een digitale versie van fysieke bonnetjes ophalen. Enkel de echtheid van de factuur wordt gecontroleerd. De eindgebruiker blijft wel verantwoordelijk voor de controle van de factuur zelf, bijvoorbeeld het controleren van de gehanteerde prijzen of het nagaan of de gefactureerde aantallen wel kloppen.