Hoe vind je het facturatieprogramma dat meegroeit met je bedrijf?

Tijdens de groeispurten van je bedrijf is een schaalbare back-office ideaal. Een facturatieprogramma is vaak de eerste tool die groeiende ondernemers aanschaffen. Maar hoe kies je het juiste systeem?

• Welke soort systemen zijn er?
• Waar wil je groot in worden?
• Welke functionaliteiten heb je echt nodig?
• Hoe kies je snel het juiste systeem?

Welke soort systemen zijn er?

In de wereld van de facturatieprogramma’s heb je grofweg de keuze tussen systemen die op je pc zelf draaien, en online systemen. Met online systemen kan je profiteren van de gemakken van een systeem, zonder je zorgen te hoeven maken over de lange termijn kosten, of een grote startinvestering. De aanbieders van online facturatie systemen werken namelijk met abonnementsvormen die vaak per maand opzegbaar zijn. Wel zo fijn, want de meeste ondernemers hebben immers geen problemen met risico’s, maar dan wel graag gecalculeerde risico’s.

In de beginfase van je onderneming is een eenvoudige facturatietool met basisfunctionaliteiten vaak voldoende om je financiële administratie overzichtelijk en inzichtelijk te houden. Naarmate je bedrijf groeit, is een systeem waarin je je volledige boekhouding kunt doen vaak efficiënter. Bij aanvang kiezen voor een tool welke integreert met de bekendste boekhoudpakketten of een onderdeel is van een totaaloplossing (boekhouding + CRM +urenregistratie + functionaliteit naar keuze , kan dan verstandig zijn. Kijk ook goed naar de exportmogelijkheden van je gegevens, zodat je indien gewenst makkelijk kan overstappen op een ander systeem.

Waar wil je groot in worden?

Door op voorhand te kiezen voor een systeem welke schaalbaar is, zorg je voor een facturatieprogramma dat mee kan groeien met je bedrijf. Kijk hiervoor goed naar de inhoud van de verschillende abonnementspakketten die een leverancier biedt (basic, premium, gold), en voornamelijk naar de limieten op aantallen facturen en medewerkers. Een aanbieder waarbij de prijs nu voordelig lijkt, kan bij groei van aantallen medewerkers of klanten ineens heel duur worden.

Welke functionaliteiten heb je echt nodig?

Door na te gaan welke stappen essentieel zijn voor je facturatieproces, kom je erachter welke functionaliteiten je echt nodig hebt (need to have) en welke leuk zijn, maar niet noodzakelijk (nice to have). Zo laat je je minder snel verleiden door trends en hippe snufjes, en maak je makkelijker een keuze tussen systemen. Elke systeem heeft immers zijn paradepaardjes en aan het is aan jou om juist dat systeem te kiezen dat jou helpt bij het behalen van jouw financiële doelstellingen. Heb je bijvoorbeeld te maken met veel periodieke facturen en kost dit jullie bedrijf nu veel tijd? Kies dan voor een systeem welke geautomatiseerd periodieke facturen aanmaakt. Of worden er veel fouten gemaakt bij de het overzetten van de uren in de facturen? Kies voor een systeem welke automatisch de gemaakte uren per project op de factuur kan zetten.

Hoe kies je snel het juiste systeem?

Zoveel ondernemers, zoveel wensen; dit geldt zeker ook wat betreft specifieke functionaliteiten van het facturatieprogramma van je dromen. Wie Googlet op het www, raakt al snel verward. Er zijn vele aanbieders van online facturatie tools, en allemaal beloven ze de oplossing te zijn waar je naar zoekt. Door gebruik te maken van een bedrijfssoftware advieswebsite zijn de prijs en functionaliteiten van diverse tools snel inzichtelijk voor jezelf. Nu nog even enkele proefabonnementen aanvragen van de top 3 facturatieprogramma’s van jouw keuze en jij bent klaar voor het grote geld!

”The best way to make happy money is to make money your hobby and not your God” -  Scott Alexander