4 goede redenen voor een alternatieve postbus!

4 goede redenen voor een alternatieve postbus!

Een postbus geeft je bedrijf een professionele en zakelijke uitstraling maar de postbus, zoals je deze van oudsher kent, is onderhand een erg duur fenomeen geworden. Gelukkig zijn er ook andere mogelijkheden om je post op een vergelijkbare wijze te kunnen ontvangen. Daarom geef ik je in deze blog ?4 redenen? waarom je een alternatieve postbus zou kunnen overwegen. 1 ? Nooit meer de deur uit voor je post. 2 ? Kies voor blijvende flexibiliteit voor je bedrijf 3 ? Houdt zaken en privé gescheiden 4 ? Bespaar simpelweg veel geld! 1 ? Nooit meer de deur uit voor je post. Bij de gebruikelijke postbus moet je voor het ophalen van je poststukken nog regelmatig naar de locatie toe, waar je postbus aanwezig is. Tot nog niet zo lang geleden kwam je vaak voor niets omdat er voor jou geen post bezorgd was. Tegenwoordig kun je er bij PostNL voor kiezen om je een email te laten sturen als er post in je postbus aanwezig is. Dat is een natuurlijk een hele verbetering bij wat het was maar nog steeds moet je onveranderd de deur uit om zelf je post af te gaan halen. Een alternatieve postbus biedt je het grote voordeel dat je post aan je wordt doorgestuurd. Dat kan via de post of gedigitaliseerd via je email. De frequentie waarin het doorzenden van je post wordt verricht, kies je daarbij zelf. Zo verlies je geen kostbare tijd meer om achter je post aan te hoeven rennen. Met een postbus alternatief komt de post gewoon volgens afspraak naar je toe. Weet je dat het dagelijks afhalen van je post uit je postbus, waarvoor je gemiddeld dagelijks een half uurtje kwijt bent, je over een heel jaar ongeveer 130 uur kost? Met de keuze voor een alternatieve postbus win je deze verloren uren eenvoudig weer terug, zodat je die op een andere en wellicht slimmere wijze in kunt zetten. 2 ? Kies voor blijvende flexibiliteit voor je bedrijf Bij een reguliere postbus, bijvoorbeeld die van PostNL, zit je postbusnummer en adres gekoppeld aan de geografische locatie waar je postbus zich daadwerkelijk bevindt. Bij een verhuizing van je bedrijf van plaats A naar plaats B wil je ook graag je postbus voortaan in plaats B aanwezig hebben. Anders moet je immers voor het afhalen van je poststukken steeds weer terug naar plaats A. Het omzetten van je postbusadres vraagt echter een behoorlijke inspanning en brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Je moet namelijk veel van je afnemers, toeleveranciers en andere relaties op de hoogte stellen van de verandering. Ook je briefpapier en je contactpagina op je website moeten, met een beetje pech, daarop aangepast worden. Met een postbusalternatief kies je voor een stabiel postbusadres met blijvende flexibiliteit voor je bedrijf. Hoe vaak je ook verandert van adres, voor alle postrelaties van je bedrijf verandert er helemaal niets. Het enige wat je moet doen is je mail-forwarder (het bedrijf dat je post ontvangt en aan je doorstuurt) simpelweg op de hoogte stellen van het feit dat jij je post voortaan op een ander adres wenst te ontvangen. Ook je briefpapier en de contactgegevens op je website hoeven dan niet meer te worden aangepast. 3 ? Houdt zaken en privé gescheiden. Mocht je als ondernemer aan de slag zijn in een vrij beroep of als ZZP-er, dan bestaat er een grote kans dat je vanuit je eigen huis werkt of dat je daar je kantoor of werkplaats hebt. Veelal ontvang je dan ook je zakelijke post op je huisadres en prijkt dat adres op je correspondentie en website. Dat hoeft natuurlijk helemaal geen probleem te zijn maar je ziet steeds meer dat ondernemers er bewust voor kiezen om hun zakelijke activiteiten te scheiden van hun privéleven. Ook webwinkeliers die vanuit huis allerlei producten verkopen en verzenden vinden het vervelend als hun eigen adres daarbij gaat fungeren als retouradres voor eventueel terugkomende artikelen. Nog vervelender wordt het als eventuele reclamerende klanten persoonlijk in het weekeinde of op de avond langs komen om verhaal te halen. Al voor weinig geld kun je van een alternatieve postbusdienst gebruik maken om een professioneel postadres te krijgen dat je voortaan gebruikt op je website en in al je correspondentie. De echt serieuze mail-forwarders, zoals deze bedrijven ook wel worden genoemd, zullen de naam en adresgegevens van hun klanten nooit openbaar gaan maken aan derden. Overtuig je daarvan voordat je bij één van hen een dienst gaat afnemen, want ook in deze branche zijn er net als in elke andere branche, helaas ook cowboys actief. Ben je webwinkelier? Dan kunnen de diensten van een betrouwbare aanbieder van een alternatieve postbus door jou eveneens gebruikt worden om je retourzendingen van je klanten naar toe te laten sturen. Die worden dan vervolgens aan je doorgezonden zonder dat je klanten weet hebben waar je woont. Zo houdt je privé en zakelijk gescheiden. 4 ? Bespaar simpelweg veel geld! De postbus zoals we deze kennen is voor ondernemers best een behoorlijke kostenpost. Op dit moment bedraagt het tarief dat PostNL je in rekening brengt voor deze voorziening ? 185, - excl. BTW, wat neerkomt op ? 223,85 inclusief BTW per jaar. Daar komen dan de kosten voor het afhalen van je post nog bij. Dit soort bijkomende kosten moet je zeker niet onderschatten. Je bent met het ophalen van je post al gauw per dag een half uurtje zoet. Heb je elke werkdag post dan ben je ongeveer 130 uur per jaar uitsluitend bezig met het ophalen van je post. Gaan we voor het gemak even uit van een administratief medewerker met een uurloon van ? 15, - die voor jouw bedrijf dagelijks de post ophaalt, dan kost je dat gewoon ? 1.950 op jaarbasis. En dan rekenen we voor de autorit een gemiddeld verbruik van 1 liter brandstof ad ? 1,40 per dag, wat neer komt een bedrag van ongeveer ? 360, - per jaar. In de praktijk kost dit je waarschijnlijk meer, maar omwille van het voorbeeld houden we het bescheiden. Totaal zit je dan toch al gauw op 185 + 1950 + 360 = ? 2.495, - per jaar. Kies je voor een alternatieve oplossing voor je postbus, bijvoorbeeld via een mailforwarder dan kun je vaak al voor een euro per week terecht. Zo vraagt Postverzorging.nl, het bedrijf waaraan ik verbonden ben, slechts ? 0,91 exclusief BTW per week. Dan heb je al een postbusvoorziening voor nog geen ? 50, - per jaar. En heb je iedere dag post, dan wordt die, indien je dat wenst, ook iedere dag naar je doorgezonden. We berekenen erg ruim dat hiervoor een verzamelenveloppe gebruikt gaan moet worden met een portobedrag van ? 2,92 per keer (250 gram). Daarnaast berekent de mailforwarder handelingskosten. Per zending is dit ongeveer ? 2,- Voor gemiddeld 260 werkdagen per jaar bedraagt dit dus 260 x (2,92+ 2) = ongeveer ? 1.280, -. Samen met het beheer van de alternatieve postbus komt dit zeer ruim bemeten neer op ongeveer ? 1.330, - per jaar. Een voordeel van ? 100, - per maand is dan ook zeker haalbaar. Zet dat nu eens af tegen de kosten van de reguliere postbus, die ik op de meest voordelige manier heb berekend. Uit het voorbeeld blijkt dat je maandelijks ongeveer ? 100, - kunt besparen op je totale bedrijfskosten die rechtstreeks met je postbus van doen hebben. Bij Postverzorging.nl, de mailforwarder waar ik zelf voor werk is dat verschil zelfs nog groter, omdat deze sowieso de laagste tarieven van Nederland hanteert. Bovendien krijg je bij dit bedrijf de eerste 3 maanden nog een extra korting van 10% op de toch al erg voordelige tarieven. Herman Folkerts is werkzaam bij Postverzorging.nl, de voordeligste aanbieder van een alternatieve postbus in Nederland. Postverzorging.nl werkt zowel voor bedrijven als particulieren. Je kunt postverzorging.nl bereiken via http://www.postverzorging.nl.