Telefoon: prive of van de zaak?

Telefoon: prive of van de zaak?

Je belt en mailt heel wat af als ondernemer. De telefoonkosten die jij voor je bedrijf maakt, mag je aftrekken van de winst. Hiermee verlaag je het bedrag dat je aan belasting moet afdragen aan de fiscus. Maar welke kosten van je telefoon zijn precies aftrekbaar? En is het verstandig om een telefoon van de zaak aan te schaffen?

Zakelijk en privé gescheiden houden

Als ondernemer zijn er veel kosten die je kunt afschrijven, zoals een VPN-verbinding waar je zakelijk gebruik van maakt, de inrichting van je kantoor en je vakliteratuur. Ook de telefoon valt hieronder. Je maakt het jezelf gemakkelijk door een zakelijke mobiele telefoon af te sluiten met een mobiel-abonnement. Dit is een telefoon en een telefoonnummer waar je uitsluitend zakelijk gebruik van maakt. In dit geval zijn alle kosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting: de aanschafprijs en alle abonnements- en gebruikskosten. Ook de btw van deze kosten mag je aftrekken van de omzetbelasting. Afhankelijk van de aanschafprijs van het toestel, kan het zijn dat je de inkomstenbelasting over meerdere jaren moet afschrijven. Als je nog een privételefoon hebt kun je deze kosten niet aftrekken, tenzij je deze ook nog regelmatig zakelijk gebruikt.

Gemengd gebruik van smartphone

Veel ondernemers krijgen te maken met een situatie waarbij ze hun telefoon zowel zakelijk als privé gebruiken. Het maakt in dit geval niet uit of de telefoon op jouw eigen naam staat of op naam van de zaak als zzp'er. Zakelijke kosten voor mobiel zijn altijd aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Wel moet je eerst bepalen welk gedeelte van de kosten zakelijk gemaakt worden. Op het moment dat je jouw telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt, is het lastig om het zakelijke gebruik te bepalen. Hier bestaan namelijk geen duidelijke richtlijnen voor. Beargumenteer daarom voor jezelf wat een reële inschatting is. Voor telefoongesprekken is dit eenvoudiger te bepalen dan voor data. Pak je telefoonrekening erbij en schat in hoeveel van de gesprekken, appjes en mailtjes op je mobiel-abonnement zakelijk zijn. Stel dat je uitkomt op 40 procent, dan kun je 40 procent aanhouden als zakelijke kosten.

Investering in een smartphone

De aanschafkosten van je smartphone worden onder bepaalde voorwaarden als zakelijk gezien. Als je het toestel privé hebt gekocht, kun je de btw of de kosten niet aftrekken, tenzij je het apparaat inbrengt en op de balans zet. Als je als ondernemer een nieuw toestel koopt, kun je de aanschafkosten en de btw aftrekken. Bij gemengd gebruik houd je ook hiervoor het bepaalde zakelijke percentage aan. In het geval van een abonnement met toestel dat je iedere maand afbetaalt, is ook het zakelijke percentage van de complete rekening aftrekbaar. In principe breng je de kosten in aftrek in het jaar van aanschaf, tenzij je een smartphone koopt voor meer dan €450,- (exclusief btw). In dit geval moet je de kosten afschrijven en over meerdere jaren uitsmeren.