Secretaresse, Personal Assistant of Executive Assistant; wie is wie?

Secretaresse, Personal Assistant of Executive Assistant; wie is wie?

Als ondernemer of manager ben je soms meer dan je lief is, afhankelijk van je secretaresse. Deze term lijkt echter vandaag de dag steeds vaker achterhaald. Steeds vaker horen we personal assistant of het hippe ‘PA’ voorbij komen. Iets minder bekend is de executive assistant, maar deze variant op de ondersteunende medewerker is ook zeer handig. Wat nu precies de verschillen zijn en wie in jouw geval dé perfecte assistente is? Lees snel verder. 

De secretaresse 

Ze hebben tegenwoordig zelfs een eigen dag, de zogenaamde secretaressedag. Het is de steun en toeverlaat van vele managers. Een klassieke secretaresse doet het volledige agendabeheer, maakt afspraken en neemt de telefoon op. Iets wat ontzettend veel tijd scheelt wanneer dit vóór iemand wordt gedaan. Ze kennen de contacten en stemmen hiermee af. Vaak zijn zij de toegangspoort naar de directeur, en beschermen hem of haar voor te veel afspraken en drukte.  

De Personal assistant 

De personal assistant gaat net een stapje verder dan de secretaresse. Zij hebben ook meer focus voor het privéleven en kunnen ook hier zaken voor regelen. Daarnaast neemt een PA ook persoonlijke dingen uit handen zoals het afhalen van pakketjes en organiseren van bijeenkomsten. Uiteraard zijn deze verschillen niet altijd helemaal helder en is er overlap tussen de beide functies. Maar op hoofdlijnen is er meer persoonlijke betrokkenheid bij het privéleven en gaat het werk verder dan louter bureauwerkzaamheden.  

De executive assistant 

Als laatste de crème de la crème van de assistenten, namelijk de executive variant. Een assistent die eigenlijk alles kan doen wat een leidinggevende wil, zowel van het regelen van afspraken tot het inhoudelijk voorbereiden hiervan. Hier ligt dan ook het onderscheid met de persoonlijke assistent, een executive is ook inhoudelijk in staat om te helpen en bij te springen. In uitzonderlijke gevallen kan hij of zij zelfs de taken van de directeur of manager overnemen wanneer die last minute hier niet toe in staat is.  

Kortom, er zijn vandaag de dag nogal wat assistenten op de markt. Van de klassieke secretaresse tot de professionele executive assistant. Het is maar net waar jij als ondernemer, CEO of manager behoefte aan hebt. Iedere assistent heeft zijn kwaliteiten, kenmerken en werkzaamheden. Het is wel goed om je te realiseren dat je soms al veel meer uit handen kan geven dan je in eerste instantie denkt. Zelfs de zoektocht naar de perfecte assistent hoef je vandaag de dag niet meer zelf te doen.