Vergaderen makkelijk gemaakt

Vergaderen makkelijk gemaakt

Volgens de laatste cijfers zitten Nederlandse werknemers elk jaar heel wat uren aan de vergadertafel. Om precies te zijn 360 uur. Dit komt neer op om en nabij 30 uur per maand. Als al die vergaderingen efficiënt verliepen was het geen probleem, maar dat valt te betwijfelen. 

Veel vergaderingen duren 1,5 uur. Maar de meeste mensen kunnen zich na 45 minuten niet volledig meer focussen. Het gaat hierbij om 64% van de medewerkers. Kortom, de laatste 45 minuten zijn lang niet zo effectief. De oplossing is simpel, korter en slimmer vergaderen.

Transcribeer je notulen

Als je elke vergadering efficiënt wil laten verlopen moet iedereen er voor de volle 100% bij zijn. Dat wil zeggen dat je niet wil dat iemand notulen zit te schrijven. In plaats daarvan kun je de vergadering opnemen en transcriberen. Transcriberen is het omzetten van audio naar geschreven tekst. En het mooie is dat gratis transcriberen in het Nederlands kan. 

Kies de juiste voorzitter

Niet veel medewerkers vinden het leuk om een vergadering voor te zitten. Tijd dus om te wisselen met roulerend voorzitterschap. Kies iemand die het leuk vindt om te doen, gerespecteerd wordt en structuur kan aanbrengen. Alleen op die manier kun je de productiviteit verhogen in je bedrijf. 

Van deze voorzitter mag je verwachten dat hij of zij een strakke agenda maakt. Dankzij een goede agenda worden deelnemers gestimuleerd om zich aan de punten te houden en niet af te dwalen. Daarnaast geeft het de voorzitter de mogelijkheid om mensen te vragen hun verhaal af te ronden als de gestelde tijd voorbij is. 

Werk je bij een bedrijf waar de onderlinge contacten heel goed zijn dan heeft dat voordelen en nadelen. Tijdens vergaderingen kan het ervoor zorgen dat men afdwaalt en persoonlijke verhalen gaat delen. Als men elkaar niet zo waardeert kan het juist weer de andere kant op gaan. Men kan dan eindigen in competitiegedrag en harde onderhandelingen. Als voorzitter moet je dit gedrag om proberen te buigen. 

De voorzitter is ook degene die de aanwezigen stimuleert om besluiten te nemen. Dit kan op verschillende manieren. Allereerst is het aan te raden om eerst alle standpunten en voor- en nadelen van die standpunten te bekijken. Als de hele groep gelijke inspraak heeft kan er gestemd worden, maar in sommige bedrijven neemt een meerdere of de werkgever het besluit. 

Kies de juiste deelnemers 

Je hebt voor vergaderingen niet altijd het hele team nodig. Nodig alleen mensen uit die iets bij kunnen dragen, of die direct betrokken zijn bij het onderwerp. Uit onderzoek is gebleken dat vergaderen het beste gaat als er vijf tot negen mensen aanwezig zijn. Zijn het er meer dan gaat de productiviteit omlaag. 

Kies de juiste locatie

Voor de meeste vergaderingen zul je op de eigen locatie blijven. Maar als het gaat om vergaderingen over lastige onderwerpen dan is een andere locatie misschien beter. Kies bijvoorbeeld voor een locatie midden in de bossen. Op die manier kun je tijdens een korte break een wandeling maken in het groen. 

Efficiëntie maakt werk leuker

Werk mag ook best leuk zijn. Dan hebben we het niet alleen over af en toe een bedrijfsuitje, maar ook het werk zelf. Als je een hele week opziet tegen een vergadering is dat geen goed teken. Door efficiënter te vergaderen maak je vergaderingen korter, nuttiger en leuker.