Intentieverklaring: wat is het en wanneer heb je het nodig binnen je bedrijf?

Intentieverklaring: wat is het en wanneer heb je het nodig binnen je bedrijf?

Nu het aantal bedrijven in Nederland al een hele poos in de lift zit, zijn ondernemers enorm gebaat bij goed personeel. Helemaal wanneer je weet dat personeelstekort nog steeds speelt in ons land. Heb je eenmaal gekwalificeerde werknemers gevonden, dan wil je die het liefst zo lang mogelijk houden.

In zo’n geval, en in andere gevallen binnen je bedrijf, kun je te maken krijgen met een intentieverklaring. Wanneer je als ondernemer personeel aanneemt en/of zakendoet met andere bedrijven is het van belang om te weten wat zo’n verklaring precies inhoudt. De kans is namelijk groot dat je er op een dag gebruik van gaat maken. In dit artikel zoomen we verder in op een intentieverklaring.

Wat is een intentieverklaring precies?

De basis van een intentieverklaring betreft een overeenkomst tussen twee of meer partijen om samen een bepaald doel te realiseren. In de praktijk komt dit neer op een samenwerking, het inhuren van personeel en/of een bedrijfsovername van je bedrijf in Nederland. Er zijn verschillende benamingen voor een intentieverklaring. Zo worden de termen Memorandum of Understanding (MOU), Letter of Intent (LOI), intentieovereenkomst en een intentieverklaring vaak (door elkaar) gebruikt. Het is goed om te weten dat al deze begrippen hetzelfde betekenen, ook al kunnen ze voor verschillende situaties worden gebruikt.

Een intentieverklaring is altijd onder voorbehoud. Ben je bijvoorbeeld als werkgever van plan om iemand een vast contract te geven, maar is de startdatum nog niet in zicht en heeft diegene wel die zekerheid nodig omdat hij of zij bijvoorbeeld een huis wil kopen? Dan kun je in een intentieverklaring verklaren dat de desbetreffende persoon binnenkort een vast arbeidscontract krijgt. Daarmee krijgt de hypotheekverstrekker de zekerheid dat degene financiële zekerheid heeft door het vaste contract. Mensen kunnen op deze manier dus gewoon een hypotheek afsluiten op het moment dat ze nog geen vast contract hebben. 

Dit is wanneer een intentieverklaring nodig kan zijn op de werkvloer

Deze verklaring is dus altijd onder voorbehoud, maar het is goed om te weten dat de geheimhouding ervan bindend is. Het document dat je ondertekent is AVG-proof en moet dus volgens die regels worden samengesteld. Er zijn verschillende situaties waarin een intentieverklaring nodig kan zijn:

1. Bij een bedrijfsovername of een bedrijfsfusie: ben je van plan om je bedrijf te verkopen en zijn er al geïnteresseerden beschikbaar? Bij een bedrijfsovername of een bedrijfsfusie wordt een intentieverklaring vaak gebruikt om de basisvoorwaarden van zo’n transactie vast te leggen. Dit gebeurt nog voordat er een definitieve overeenkomst wordt bereikt. Je kunt de intentieverklaring hierbij het beste zien als een soort raamwerk waarop verdere onderhandelingen kunnen worden gebaseerd.
2. Bij het vastleggen van afspraken voordat er een bindend arbeidscontract wordt opgesteld: daarnaast kan een intentieverklaring worden gebruikt om bepaalde afspraken vast te leggen voordat er een bindend contract moet worden opgesteld. Heb je als werknemer nog een tijdelijk contract en wil je een huis kopen? Dan is een intentieverklaring erg belangrijk, omdat je deze nodig hebt bij het aanvragen van de hypotheek. Let op: de verklaring geeft geen recht op een vast contract, maar geeft aan dat je werkgever de bedoeling heeft om dat wel te doen.
3. Bij joint ventures: ga je een samenwerkingsverband aan met een ander bedrijf of met meerdere bedrijven, dan is een intentieverklaring handig om de intenties en voorwaarden van de samenwerking vast te leggen.
4. Bij bepaalde financieringsovereenkomsten: daarnaast kun je zo’n verklaring nodig hebben bij het aantrekken van financiering voor een project. Een intentieverklaring is hierbij de basis voor verdere besprekingen over opties voor financiering en voorwaarden tussen de partijen.
5. Bij vastgoedtransacties: bij de aankoop of verkoop van (zakelijk) vastgoed kunnen partijen een intentieverklaring gebruiken om de voorwaarden van de transactie te bespreken en vast te leggen, voordat er een definitieve koopovereenkomst wordt opgesteld en getekend.

Het belang van een intentieverklaring op de werkvloer

Er zijn dus verschillende situaties waarin het opstellen van een intentieverklaring van groot belang kan zijn. Zo’n document biedt verschillende voordelen aan. Het helpt onder andere bij het definiëren van de wederzijdse verwachtingen van partijen; dat is het grootste voordeel ervan. Daardoor voorkom je misverstanden die anders kunnen ontstaan en beschik je altijd over een bewijs van de intenties van de partijen, mocht er een geschil komen.

Daarom is een intentieverklaring een waardevol document in de zakelijke wereld, ook al is zo’n verklaring niet bindend. Het vormt de basis voor de verdere ontwikkeling van een definitieve overeenkomst en alle afspraken die daarbij komen kijken. Online vind je genoeg voorbeelden voor goede intentieverklaringen die je kunt gebruiken voor een succesvolle zakelijke samenwerking.