De voordelen van een extern callcenter

De voordelen van een extern callcenter

Is het de moeite waard om de klantenservice uit te besteden? Als klein of middelgroot bedrijf heb je vaak niet de ruimte voor een complete klantenservice die uren per dag beschikbaar is. De hele dag beschikbaar zijn om telefoontjes van klanten te beantwoorden zit er meestal niet in. Daarom lijkt het uitbesteden van de klantenservice een prima optie. Een antwoordservice beantwoordt vragen, lost problemen op en geeft klanten een goed gevoel bij je bedrijf. We zetten hieronder de voor- en nadelen voor je op een rij. 

Echte professionals staan je klanten te woord

Als je een goede partij uitkiest profiteer je van ervaren klantenservicemedewerkers. Die staan klanten professioneel te woord en dat is een mooi uithangbord voor jouw bedrijf. Ze zijn getraind en weten efficiënt en klantgericht te communiceren. Hierdoor is de kans groot dat mensen die contact opnemen tevreden zijn over het contactmoment en dat is natuurlijk goed voor de reputatie van je bedrijf. 

Verlies van controle over de service

Professionele medewerkers die jouw klanten te woord staan is natuurlijk positief. Maar daar staat tegenover dat je de controle enigszins uit handen geeft. Je hebt minder inzicht hoe jouw klanten worden geholpen en wat veel voorkomende problemen zijn. Dat is op te lossen door goed te communiceren met de externe klantenservice. Maar je klanten hebben bijvoorbeeld niet rechtstreeks contact met de eigenaar van het bedrijf of een medewerker die verantwoordelijk is voor de diensten en producten. Als onderneming is het daarom essentieel dat je er zeker van bent dat de externe partij betrouwbaar is. Dat houdt ook in dat een externe klantenservicemedewerker de producten en diensten die je aanbiedt goed kent. 

Schaalbare service bij uitbesteding

Je weet maar nooit wanneer een klant opbelt met een vraag of probleem. Wanneer is jouw klantenservice telefonisch bereikbaar? Tijdens kantooruren is een goede start. Maar voor een paar telefoontjes per dag kost dat veel tijd en energie. Bovendien bellen klanten ’s avonds of in het weekend. Moderne aanbieders van externe callcenters zijn schaalbaar en flexibel. Dat betekent dat de kosten evenredig zijn aan het gebruik. Als je de service een tijdje amper of helemaal niet benut zijn de kosten lager. Dat is bijvoorbeeld ook erg handig als je seizoensgebonden producten verkoopt. 

Een alles-in-één oplossing

De klantenservice in-house regelen is een mooi doel. Maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Naast het personeel is er namelijk bepaalde software nodig. Het beheer van het onderliggende systeem en het trainen van personeel heb je zelf in handen. Dat kost geld en het opzetten ervan is tijdrovend. Bovendien ben je zelf verantwoordelijk voor fouten en storingen. Een callcenter uitbesteden voorkomt daarom veel zorgen. Je loopt niet tegen onverwachte problemen aan en de kosten zijn vooraf makkelijker in kaart te brengen. 

Meer tijd voor andere zaken

Door je callcenter uit te besteden hebben jij en je medewerkers meer tijd voor waar jullie echt goed in zijn. Het voorkomt een hoop rompslomp en je klanten worden alsnog goed geholpen. Kies wel altijd een externe partij die helder communiceert, niet alleen met je klanten, maar ook met jou.