Urenregistratie

Alles over de urenregistratie voor ZZP?ers

Alles over de urenregistratie voor ZZP’ers.

Als ZZP’er is het raadzaam een urenregistratie bij te houden. Maar waarom eigenlijk? In eerste instantie doe je dit voor jezelf. Klanten zullen regelmatig om een urenspecificatie vragen op het moment dat je een factuur stuurt. Tevens kun je via een goede urenregistratie meten hoe effecient je met je tijd om gaat. Hoeveel tijd die je in je onderneming steeks is facturabel en dus rendabel besteed.

Ten tweede verwacht de Belastingdienst dat je een zorgvuldige urenregistratie bijhoudt. Tenminste, als je gebruik wilt maken van een aantal fiscale voordelen zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek!

In deze blog is alle informatie verzamelt die je nodig hebt om een urenregistratie bij te houden. We zullen de volgende onderwerpen behandelen:

• Waarom moet ik een urenregistratie bijhouden?
• Wat is het urencriterium en welke uren mag je schrijven
• Urenregistratie en loondienst
• Hoe zet ik een urenregistratie op
• Later in het jaar van start gaan
• Wat zijn de voordelen van een (goede) urenregistratie
• Welke uren vul je in

Waarom moet ik een urenregistratie bijhouden?

Veel ondernemers denken dat het verplicht is om een urenregistratie bij te houden. Maar dit is niet het geval. Het is echter wel verstandig om dit wel te doen. Zeker als startende ondernemer. Zo heb je een goede urenregistratie nodig om in aanmerking te komen voor allerlei belastingvoordelen zoals de startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Een vereiste om hier aanspraak op te maken is dat je minimaal 1,225 uur per jaar werkt als ZZP’er.

Om dit aantal te halen moet je tussen de 23 en 28 uur per week aan je onderneming werken.

Wanneer je  ‘’fulltime ZZP’er’’ bent zul je ruimschoots aan dit urencriterium voldoen. Ook zonder urenregistratie is het dan tamelijk eenvoudig om  aan de Belastingdienst te tonen dat je aan het urencriterium voldoed.

Buiten het fiscale voordeel geeft een goed bijgehouden urenregistratie ook inzicht. Voor jou als ZZP’er  maar ook voor jouw klanten. Wanneer je factureert op basis van gewerkte uren kun je er de klok op gelijk zetten dat klanten om een urenspecificatie vragen.

Wanneer je geen urenregistratie bijhoudt heb je weinig overzicht van de gewerkte uren. Het is dan lastig om te zien hoe efficient je eigenlijk werkt.  Hoeveel uur besteed je aan je onderneming? Hoeveel omzet levert dit op? Hoeveel uur kun je factureren aan klanten? Zorgt een toename van gewerkte uren ook voor meer omzet? Als deze vragen kun je niet beantwoorden zonder dat je een urenregistratie hebt.

Startende ondernemers zijn geregeld dief van hun eigen portomonnee door heel enthousiast voor hun klanten aan het werk te gaan. Achteraf blijkt dan soms dat er veel meer uur gewerkt is dan dat er via een offerte is afgesproken. Wanneer dit pas achteraf gesignaleerd wordt is het vaak al te laat en wordt een deel van al het harde werk nooit in geld omgezet. Via een urenregistratie kan je gedurende het uitvoeren van de werkzaamheden als signaleren dat je meer uur spendeerd dan afgesproken. Dit kan komen omdat je te veel werk doet of omdat de opdracht toch meer uur werk is dan gepland. Tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden kun je dan contact opnemen met de klant. Zo voorkom je dat je veel uren voor niets aan het werk bent.

Wat is het urencriterium en welke uren mag je schrijven?

Zoals eerder in deze blog aangegeven bedraagt het urencriterium 1,225 uur per jaar. Voor de goede orde, deze 1,225 uur is gebasseerd op kalenderjaar. Deze 1,225 uur heeft betrekking op alle uren die je aan je onderneming besteedt. Een klein overzichtje van uren die binnen de urenregistratie vallen:

• Verkoopwerkzaamheden
• Reistijd
• Administratie
• Het volgen van scholing en/of het lezen van vakliteratuur
• Acquisitie
• Ontwikkelen en uitwerken van nieuwe concepten
• Inkopen
• Onderhoud kantoor (bv schoonmaken)
• Opzetten van je onderneming
• Opzetten/bijhouden van je website
• Etc

Bovenstaand overzicht geeft aan dat bijna alle werkzaamheden die je verricht kunnen worden meegenomen in het behalen van het urencriterium. Een kleine kanttekening is wel dat de besteedde uren in verhouding met elkaar moeten staan. De Belastingdienst zal het niet accepteren als je 1,100 uur bezig bent met administratie op een totaal van 1,500 besteedde uren. 

Urenregistratie en loondienst

Veel (startende) ZZP’ers hebben in het begin niet genoeg inkomsten om als fulltime zelfstandige aan de slag te gaan. Vaak wordt er in het begin gekozen voor een combinatie tussen ZZP’er en werknemer in loondienst.  Om dan nog steeds in aanmerking te kunnen komen voor de fiscale voordelen worden stelt de Belastingdienst aanvullende voorwaarden.

Je dient nog steeds 1,225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Echter, je moet meer dan 50% van de gewerkte tijd ondernemer zijn. Dit betekend dus dat je meer tijd aan je werk als ondernemer moet besteden dan aan je werk in loondienst. Indien je in loondienst bent moet aan beide voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.

Hoe zet ik een urenregistratie op

Tijdens de opstart fase van je bedrijf kun je al beginnen met het bijhouden van de urenregistratie. Dus ook de uren die je besteedt  wanneer je nog niet staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel maken deel uit van die 1,225 uur. De tijd die je steekt in het schrijven van je ondernemingsplan, volgen van cursussen, bouwen van je website, haalbaarheid van je ondernemingsplan analyseren kunnen dus allemaal mee worden getelt om tot de grens van 1,225 uur te komen.

De Belastingdienst rekent altijd vanaf het begin van het kalenderjaar. Dus ongeacht op welke datum je ingeschreven bent bij de KvK. Het is dus zeer belangrijk om ook de voorbereidingsuren goed bij te houden. Zo kun je wellicht in het eerste jaar van ondernemersschap al aanspraak maken op fiscale voordelen.

Een urenregistratie is geen hogere wiskunde. Het doel van de urenregistratie is dat jij (en de Belastingdienst) eenvoudig en snel kunnen controleren dat je aan het urencriterium voldoed en dat je dus recht hebt op de fiscale voordelen.  Hieronder staat een voorbeeld van een urenregistratie. Dit voorbeeld komt uit Bizzcounter. Via Bizzcounter kun je eenvoudig je urenregistratie bijhouden. Indien gewenst kun je ook eenvoudig factureren vanuit de urenregistratie.

Onderstaand voorbeeld laat een verdeling van de gewerkte uren zien op basis van:

• Klant
• Project
• Taak
• Dag

Onderaan het scherm zie je het totaal aan geregistreerde uren per dag / week.

Later in het jaar van start gaan

Weinig ZZP’ers starten precies op 1 januari met hun leven als ondernemer. Dit heeft geen impact op het urencriterium van 1,225 uur. Als je bijvoorbeeld per 1 juli begint wordt het urencriterium niet ineens  612,50 uur (50%). Nee, het urencriterium blijft gewoon onveranderd. In dit specifieke geval waar je op 1 juli begint zul je dus meer ruim 47 uur per week moeten werken om het urencriterium te halen.  Hoe later in het jaar je van start gaat, hoe kleiner de kans is dat je de 1,225 uur haalt. In dat geval kun je dat jaar geen gebruik maken van de fiscale voordelen. Wellicht wel in het jaar daarna.

Wat zijn de voordelen van een (goede) urenregistratie

Een urenregistristratie  heeft een toegevoegde waarde voor jouw als ondernemer, voor je klanten en voor de Belastingdienst.

Via de urenregistratie kun je zien hoelang je aan bepaalde taken gewerkt hebt en hoe dit in verhouding staat met de gegenereerde omzet. Via de urenregistratie kun je de kostprijs van je werkzaamheden berekenen.

Klanten willen vaak een specificatie van de factuur.  Een urenregistratie is hier bij uitstek geschikt voor je. Je kunt dan aan je klanten laten zien hoelang je met bepaalde werkzaamheden bezig bent geweest.

De urenregistratie is de basis om te bepalen of je recht hebt op fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en meewerkaftrek. Via de urenregistratie moet de Belastdienst snel en eenvoudig kunnen zien dat je inderdaad aan het urncriterium voldaan hebt.