Handig: een persoonlijke assistent

Handig: een persoonlijke assistent

In veel bedrijven zijn er afdelingen te vinden, waar van alles en nog wat gebeurt. Bijvoorbeeld op de HR afdeling waar niet alleen de contracten worden opgesteld en nieuwe medewerkers worden aangenomen, maar waar ook de salarisadministratie wordt gedaan, gesprekken met medewerkers worden gevoerd, roosters worden opgesteld en wellicht een recruitment programma loopt. Op veel afdelingen binnen een bedrijf worden meer taken uitgevoerd dan er misschien medewerkers zijn, waardoor er achterstanden ontstaan of er nauwelijks ruimte is voor het ontwikkelen van nieuwe ideeën. Daarom is het goed om dan een personal assistant in te huren, want vele handen maken nu eenmaal licht werk.

Personal Assistant; ondersteuning op de werkvloer

De taken van een personal assistant in Amsterdam kan nogal uiteenlopen. Van kleine administratieve taken tot het bijhouden van de afdelingsagenda en het klaarmaken van presentaties. Een PA biedt ondersteuning aan een persoon of een hele afdeling en dat doet diegene met veel enthousiasme en plezier. De PA ontzorgt en dat biedt mogelijkheden voor jou als ondernemer. Er zijn verschillende redenen waarom je een personal assistant zou moeten inhuren; we geven er vijf.

1 Tijdsefficiëntie

Routinematige taken, zoals administratie, e-mail of de agenda van medewerkers, kunnen tijdrovende taken zijn. Je kan zomaar een hele dag bezig zijn met het coördineren van afspraken en dergelijke, terwijl je die tijd liever zou besteden aan die ene presentatie of het verbeteren van de werkomstandigheden. Een personal assistant kan deze routinematige taken gemakkelijk van een persoon overnemen, maar ook van een afdeling.

2 Organisatie en planning

Over die agenda gesproken; een personal assistant beheert deze als geen ander. Plannen van zakenreizen, compleet met taxi, reis en hotelreservering, vergaderingen en andere afspraken worden moeiteloos gedaan, met voldoende tijd om te lunchen of om van A naar B te reizen. De personal assistant zal je op de hoogte houden van deze afspraken door middel van reminders. Daarnaast kan een personal assistant ook ondersteunen bij de organisatie van evenementen.

3 Gespecialiseerde vaardigheden

Een personal assistant kan natuurlijk vaak veel meer dan alleen routinematige taken. Misschien heeft de PA wel skills als het gaat om grafisch ontwerpen, social media beheer, klachtenafhandeling of automatisering door middel van spreadsheets. Daarmee kan de PA medewerkers niet alleen ondersteunen, maar ook als eigen takenpakket op zich nemen als waardevolle aanvulling op de vaardigheden die al in huis zijn.

4 Stressvermindering

Soms liggen er teveel taken op iemands bordje waardoor diegene door de bomen het bos niet meer ziet. Dat is niet goed voor de werknemer en voor het werk wat toch gedaan moet worden. Een personal assistant kan hierbij assisteren door bijvoorbeeld met een frisse blik de hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Ook kun je taken delegeren naar de PA, zodat men meer zicht krijgt op de hoofdlijn en het werk gewoon door kan gaan. Dit vermindert stress, want er is overzicht en meer rust om deadlines te halen.

5 Betere balans tussen werk en privé

Voortbordurend op punt 4 kan het delegeren van taken door een personal assistant helpen de balans tussen werk en privé te verbeteren. Doordat je weet dat het werk bij de personal assistant in goede handen is, kun je het beter loslaten op je vrije dagen en echt genieten wat er dan belangrijk is. Doordat je ook beter weet wat er allemaal op de agenda staat en er veel efficiënter met je beschikbare tijd wordt omgegaan, hou je dus meer tijd over door familie, vrienden en gezin.

Vaste aanstelling of tijdelijk

Bevalt het hebben van een PA, omdat het meer balans aanbrengt, dan kun je deze fulltime aanstellen. Het is echter ook mogelijk om een PA voor een tijdelijke functie in te huren bij een goed detacheringsbedrijf. Dit is bijvoorbeeld handig bij grote, maar tijdelijke projecten, waarbij je alle handen en hoofden goed kan gebruiken. Maar ook als iemand met zwangerschapsverlof gaat, zou je een tijdelijke kracht kunnen inhuren. De keuze is aan jou.

Duizendpoot voor je bedrijf

Een PA is vaak van alle markten thuis, kent veel bedrijven, leert gemakkelijk bij, heeft een eigen collectie aan vaardigheden en werkervaring en stroopt al snel de mouwen op om aan de slag te gaan. De personal assistant is altijd een steady werkkracht, een echte duizendpoot die van allerlei markten thuis is. Daar kun je als ondernemer echt je voordeel mee doen. Het inhuren van een personal assistant kan dus een heel waardevolle investering zijn voor je bedrijf, maar ook voor je eigen privéleven, omdat je door te delegeren meer tijd krijgt voor jezelf.