Kies voor de ondersteuning van een secretaresse

Kies voor de ondersteuning van een secretaresse

Als ondernemer heb je het vaak ontzettend druk. Het maakt dat de kans relatief groot is, dat je belangrijke zaken vergeet. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een afspraak met een zakenpartner, het beantwoorden van een mailtje van de lokale pers, enzovoorts. Om dit te voorkomen is de hulp van een secretaresse wenselijk. De secretaresse vormt het eerste aanspreekpunt en zorgt dat taken zoveel mogelijk worden uitgevoerd, voordat jij hier als directeur of manager mee belast wordt. Zo houd je de focus op de zaken die echt belangrijk voor je zijn! Je kunt een bestaande medewerker een secretaresse opleiding laten volgen, maar ook een iemand met een reeds behaald diploma aannemen.

Budget beschikbaar stellen voor een opleiding

De kans is groot dat er medewerkers binnen je organisatie zijn, die een vervolgopleiding willen volgen. Zij hebben bijvoorbeeld al eens een mbo-opleiding op niveau 3 afgerond in het verleden en oriënteren zich nu op een interessante MHBO opleiding opleiding. Als werkgever kan het verstandig zijn om deze medewerkers hierin te faciliteren. Bied ze budget aan voor het volgen van een dergelijke opleiding, zodat zij dit niet uit eigen zak hoeven te betalen. In ruil voor het budget kun je hen vragen wat langer voor je organisatie te blijven werken of bijvoorbeeld een andere functie te vervullen. Denk aan het voorbeeld van de secretaresse. Als organisatie heb je er baat bij, wanneer medewerkers hun kennis blijven verbreden.

Stel een duidelijk takenpakket samen voor de secretaresse

Wanneer de beoogd secretaresse haar opleiding heeft afgerond, is het belangrijk om een duidelijk takenpakket af te spreken. De secretaresse zal in dezelfde mailbox kijken, als dat jij dit zelf doet in de meeste gevallen. Al kun je ook afspreken om alleen de agenda met elkaar te delen. Welke mailtjes beantwoordt de secretaresse en welke mailtjes neem je zelf op je? Op welke tijdstippen mogen er afspraken gepland worden en wie hebben hierbij voorrang, klanten of medewerkers? Enzovoorts. Door duidelijke afspraken te maken voegt de secretaresse echt wat toe. Het kan je veel tijd besparen!

Andere ondersteunende rollen binnen bedrijven

Naast een secretaresse zijn er tal van andere ondersteunende rollen binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld ook aan een planner, welke zorgt dat iedere medewerker voldoende werk tot diens beschikking heeft. Of wat te denken van een financieel controller? Deze houdt de budgetten in de gaten en stuurt waar nodig bij. Besteed voldoende aandacht aan het samenstellen van een team, waar deze ondersteuners onderdeel van zijn.