Hoe moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Hoe moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Een rittenregistratie kan op verschillende manieren worden bijgehouden. Bijvoorbeeld handmatig of automatisch. Het is van belang dat voor het bijhouden van de rittenregistratie de regels van de Belastingdienst gevolgd worden. Er zijn bepaalde eisen waaraan de kilometerregistratie moet voldoen om als bewijs te dienen. Bij een auto van de zaak waarin minder dan 500 km per jaar privé gereden wordt, dient dat bijvoorbeeld aangetoond te worden. Hiermee kan bijtelling voorkomen worden. Bovendien kunnen boetes opgelegd worden als de rittenregistratie niet sluitend is.

Regels Belastingdienst
De Belastingdienst schrijft een aantal regels voor als het gaat om het bijhouden van een rittenregistratie. Het automerk en autotype dienen vermeld te worden net als het kenteken, ritgegevens en de periode waarin de auto gebruikt wordt. Per rit dienen er meerdere punten bijgehouden te worden. Het gaat dan om de dag, maand en jaar, maar ook om de kilometerstand bij vertrek en aankomst. Daarnaast dient het adres van vertrek en aankomst genoteerd te worden. Verder moet er onderscheid aangebracht worden tussen ritten die privé of zakelijk gereden worden. Dat dient dus per rit eveneens genoteerd te worden. Mocht er niet voldaan worden aan deze eisen bij de rittenregistratie dan geldt dat privégebruik van de auto met bijtelling met de autokosten van de onderneming verrekend kan worden. Overigens geeft de Belastingdienst nog wel aan dat het mogelijk is om op een andere wijze aan te tonen dat er privé minder dan 500 km per jaar is gereden. Dan hoeft er geen verrekening plaats te vinden.

Handmatig bijhouden
Het handmatig bijhouden van een rittenregistratie is nogal een klus en is tijdrovend. Als de registratie van de ritten handmatig wordt bijgehouden, is het bovendien van belang voor iedere rit en na iedere rit de gegevens bij te werken. Deze manier van werken kan overigens ook tot fouten leiden. Een foutje is namelijk snel gemaakt. Wie niet zo nauwkeurig is en er niet te veel tijd aan wil kwijt zijn, heeft de keuze om de registratie automatisch te laten bijhouden.

Automatisch bijhouden
Het automatisch bijhouden van de rittenregistratie levert tijdsbesparing op en voorkomt bovendien dat er vergeten wordt om een bepaalde rit te noteren. Er zijn meerdere opties beschikbaar voor het automatisch laten registreren van de ritten. Bijvoorbeeld met een speciaal kastje dat in de auto wordt geplaatst. Hierdoor wordt de rittenregistratie zeer nauwkeurig uitgevoerd voor iedere rit. Er is verder geen omkijken meer naar tot het moment dat de Belastingdienst bijvoorbeeld om de gegevens vraagt. Een voorbeeld van een rittenregistratie aanbieder is RitAssist.

RRS-keurmerk
Het RRS-keurmerk staat voor Keurmerk Rittenregistratie en als de software in de auto over dit keurmerk beschikt, is er sprake van zekerheid en betrouwbaarheid aangaande de rittenregistratie. Het Keurmerk RRS is al in 2013 ingevoerd. Elk rittenregistratiesysteem dat hierover beschikt, voldoet aan de eisen zoals deze door de Belastingdienst voorgeschreven worden. Er is sprake van een Normenkader Ritregistratiesystemen en hierin worden regels voorgeschreven waaraan de hardware en de software moet voldoen. Het keurmerk voorziet in extra zekerheiden ten aanzien van de opslag van data en de waarborging van de privacy.