Waar moet je allemaal op letten bij een kilometerregistratie?

Waar moet je allemaal op letten bij een kilometerregistratie?

Niemand zit in deze tijd nog te wachten op het handmatig bijhouden van een kilometeradministratie. Niet alleen kost dit een hoop tijd, het is ook nog eens foutgevoelig. Vervelend als de Belastingdienst uw wagenpark een onverwacht bezoek brengt en de kilometerregistratie niet op orde is. 

Daarom nemen wij u mee in de belangrijkste onderdelen van een kilometerregistratie. Blijft u doorlezen? Dan geven we u een aantal belangrijke tips voor een naadloze registratie van de gereden kilometers.

Stop met een handmatige kilometerregistratie

Bij een handmatige kilometerregistratie voert u of uw medewerker iedere rit handmatig in via Excel of een ander spreadsheet programma. Zeker bij een middelgroot tot groot wagenpark is dit een enorm tijdrovende klus. Daarnaast moet u er maar vanuit gaan dat de bestuurders netjes iedere rit registreren en de juiste gegevens invoeren. 

Stel het is een drukke periode waardoor de medewerker één rit vergeet te registeren. Dan is uw administratie niet meer sluitend. Dit brengt risico met zich mee. Wanneer de Belastingdienst uw kilometerregistratie opvraagt, kunt u niet aantonen hoeveel kilometers exact zakelijk zijn gereden. Dan moet u bijtelling betalen. Dit kan u gemakkelijk voorkomen door gebruik te maken van een automatische kilometerregistratie. 

Wat wil de Belastingdienst?

Niet alleen geeft een kilometerregistratie zicht op het aantal gereden zakelijke en privékilometers, ook vertelt het de Belastingdienst iets belangrijks. Namelijk of de zakelijke voertuigen op het wagenpark niet meer dan 500 privékilometers per jaar hebben gemaakt. 

Vergeet u om een registratie bij te houden of voldoet deze niet aan de eisen? Dan bent u verplicht om de bijtelling van het privégebruik van het zakelijk voertuig te verrekenen met de autokosten van de onderneming. 

Onderdelen registratie van de zakelijke kilometers:

• Automerk
• Autotype
• Auto kenteken
• Periode waarbinnen u en uw medewerkers gebruik maken van de auto
• Ritgegevens:
  - Datum 
  - Begin- en eindstand van de kilometerteller
  - Vertrek- en aankomstadres
  - De gereden route (wanneer u niet de gebruikelijke route heeft aangehouden)
  - Privé of zakelijke rit
  - Privé omgereden kilometers, wanneer tijdens een rit zakelijk en privé wordt gereden

Tips voor het bijhouden van een kilometerregistratie 

Heeft uw bedrijf een wagenpark of maakt het gebruik van zakelijke voertuigen? Dan ontkomt u er niet aan om een kilometerregistratie bij te houden. U weet nu wat de verplichte onderdelen zijn van een registratie. Toch is het niet voor ieder bedrijf of zzp’er vanzelfsprekend om een sluitende registratie bij te houden. Dus hoe kunt u dit het beste aanpakken? 

1.   Laat u informeren

Zorg dat u achteraf geen spijt krijgt dat u niet wat dieper in het onderwerp bent gedoken. Veel ondernemers gaan ervan uit dat alleen het bijhouden van de zakelijk gereden kilometers voldoende is. Weet dat dit niet het geval is. Voor een sluitende kilometerregistratie heeft u meer gegevens nodig over de rit zelf. Ook de privékilometers en het afwijken van de route die de navigatie aangeeft spelen hierbij een belangrijke rol. 

2.   Lever de juiste gegevens aan bij de Belastingdienst

Waarom ondernemers echt een kilometerregistratie bijhouden is om bijtelling te voorkomen. Het is zonde om extra te betalen voor iets wat u makkelijk met een sluitende registratie kon voorkomen. Zoals we van de Belastingdienst gewend zijn moet de registratie wel op een bepaalde manier gebeuren. Mist u slechts één onderdeel? Dan wijst de Belastingdienst deze af en kunt u zelfs een boete krijgen. Zorg dat uw administratie voldoet aan alle benodigde onderdelen van een kilometerregistratie.  

3.   Maak gebruik van een kilometerregistratiesysteem

Met een kilometerregistratiesysteem voldoet de administratie aan alle gestelde eisen. Dit automatisch systeem maakt een wereld van verschil. Door het bij de juiste aanbieder aan te schaffen voldoet de registratie automatisch aan alle wettelijke eisen. Bedenkt u eens hoeveel tijd het u bespaart. Tijd wat uw medewerkers in andere belangrijke bedrijfsactiviteiten kunnen stoppen. Laat u ook informeren naar de mogelijkheden. Zo krijgt u zicht in de meest efficiënte routes en hoe u het beste extra brandstofkosten bespaart. 

4.   Laat het systeem inbouwen

Natuurlijk kunt u ook met een app de kilometerregistratie automatisch bijhouden. Wilt u echt een betrouwbare administratie? Kies er dan voor om een systeem in uw zakelijke voertuigen in te laten bouwen. Een track en trace systeem en GPS tracker houden iedere rit nauwkeurig bij.