Wat is tijdregistratie en waarom is deze zo belangrijk?

Wat is tijdregistratie en waarom is deze zo belangrijk?

Veel mensen denken bij tijdregistratie vaak aan ongezonde controle. Toch hoeft dit echt niet zo te zijn. Het geeft jou en je medewerkers goed inzicht in de tijd en bewaakt goed de grenzen. We gaan je alles vertellen over wat tijdregistratie precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is voor je bedrijf.

Wat is tijdregistratie precies?

Tijdregistratie heeft een beetje een negatieve naam gekregen. Mensen zien het vaak als een manier van ongezonde controle en dat de leidinggevende de medewerkers te veel in de gaten wil houden. Dit is dan ook waarom bedrijven en leidinggevende vaak een beetje huiverig kunnen zijn voor het inzetten van tijdregistratie. 

Tijdregistratie is eigenlijk niet veel meer dan bijhouden van het aantal gewerkte uren van een persoon. Het draait niet specifiek om de urenregistratie dat iemand op werk is. Tijdregistratie is meer gericht op de uren die aan een taak of een bepaald project besteed worden. Deze uren kunnen door jou als werkgever bijgehouden worden of door de werknemer zelf. Dit kan makkelijk gedaan worden in een Excel overzicht of in een specifiek ontworpen software. 

Waarom tijdregistratie niet zo erg is

Tijdregistratie is dus helemaal niet zo erg of controlerend als dat er gedacht wordt. Het biedt verschillende voordelen, maar vooral een stuk meer inzichten. Tijdregistratie kan er dan ook voor zorgen dat je een stuk meer grip op je projecten of taken krijgt.

Iedereen die aan een project werkt, weet wat zijn of haar taak bij het project is. Het is als werkgever de taak om dit te managen. Iedereen moet dan ook zijn eigen verantwoording voor zijn taak en daarvoor gebruikte uren nemen. Als er dan gebruikgemaakt wordt van tijdregistratie heb je hier veel beter inzicht in. Zo voorkom je verloren uren, niet productief werken en kun je je winstgevendheid verhogen. 

Het geven van inzicht

Een project is niet te managen als je geen goed inzicht hebt in de begroting, deadlines en vooruitgang. Je wilt weten wie er aan het project werken en hoeveel uren er in bepaalde taken gaan zitten. Tijdregistratie gaat je hierbij kunnen helpen. Zo kun je voorkomen dat een project niet vloeiend verloopt en uit de bocht vliegt. 

Tijdens het project kun je met de tijdregistratie de uren bewaken en zo de balans tussen de begroting en de daadwerkelijk gemaakte uren bewaken. Zo heb je ook een stuk beter inzicht in de vooruitgang van een project en weet je ook goed wie waar verantwoordelijk voor is.

Handige data voor kostprijsberekening

Als je een project aanneemt, wordt hier vaak vooraf een prijs voor afgesproken met de opdrachtgever. Deze prijs kun je op verschillende aspecten baseren. Tijdregistratie kan je hierbij helpen. De informatie van een afgerond project kun je gebruiken bij de begroting van een toekomstig project. Je kunt zo een stuk beter de kostprijs berekenen voor je diensten.

De informatie vertelt je hoeveel uur een medewerker aan een project kwijt is. Zo weet je al duidelijk hoeveel medewerkerstarief je moet berekenen. Ook geeft het je een goede indicatie hoeveel tijd je voor een bepaald project nodig hebt.

Werken we wel efficiënt?

Binnen een organisatie en tijdens een project zijn er 2 soorten uren: declarabele uren en niet-declarabele uren. De declarabele uren leveren je omzet op en kun je doorrekenen naar de klant. De niet-declarabele uren kun je niet in rekening brengen. Bij niet-declarabele uren moet je denken aan overleg, administratie of scholing. Deze uren moeten een minimale hoeveelheid zijn, wil je als onderneming rendabel blijven. 

Door tijdregistratie in te zetten, heb je al snel een inzicht hoe productief en efficiënt je medewerkers aan het werk zijn. Je kunt niet elke taak en elke medewerker met elkaar vergelijken, maar je kunt uit de tijdregistratie wel veel informatie halen. Zo kan er bijvoorbeeld naar voren komen dat 2 medewerkers met vergelijkbare taken, een verschillende tijdregistratie hebben. 

Dit verschil zou uit verschillende oorzaken kunnen ontstaan. Zo kan er verschil in ervaring zitten, heeft een andere medewerker meer administratieve taken of worden er te veel overleggen gepland. Doordat je door tijdregistratie deze inzichten krijgt, kun je hier ook naar handelen. Zo kun je zorgen voor minder overleggen, de administratieve taken meer te verdelen of een medewerker scholing laten doen om meer ervaring te krijgen. 

Het voorkomen van discussie

Als er duidelijke tijdnormen worden afgesproken, kun je elkaar erop aanspreken als kostbare tijd niet op de juiste manier besteed wordt. Door een goede tijdregistratie voorkom je ook discussie als een klant vragen heeft over de gefactureerde uren. Zo kun je transparant zijn en de gemaakte uren goed toelichten. 

Als tijdregistratie goed gedaan wordt, kun je zelfs per taak dat voor een project gewerkt wordt, de uren specificeren. Dit kan ook heel waardevol zijn als de geregistreerde uren afwijken van de vooraf gemaakte begroting. Door hier open over te kunnen zijn naar elkaar en naar de klant toe, schept dit vertrouwen en kan het onderlinge discussies voorkomen. De tijdregistratie zal je dan altijd het juiste antwoord geven. 

Een goede basis voor de factuur

Voor een project ga je natuurlijk een factuur sturen naar de klant. Wanneer je vooraf geen vaste projectprijs afgesproken hebt, dan zijn de geschreven uren de basis voor de factuur. Als je elke maand een factuur stuurt en er meerdere mensen met verschillende tarieven aan het project werken, wordt de factuur een ingewikkelde puzzel. Als alle uren goed bijgehouden worden in een systeem, is het veel minder ingewikkeld om de uren te verzamelen.

Daarnaast is het voor jou als werkgever ook belangrijk zodat je weet dat je alle uren factureert. Zo voorkom je dat je omzet misloopt. Als er wel een prijsafspraak gemaakt is, weet je zo goed of de bestede uren tussen de begrote uren blijven. Zo houd je controle over de uren en het budget voor een project. 

Hoe tijdregistratie bij te houden?

Er zijn verschillende manieren om tijdregistratie bij te houden. Het meest voor de hand liggende is gebruik te maken van een specifiek systeem. Dit is vaak een online tijdregistratie systeem, waar iedereen zijn eigen uren in bijhoudt. Zo voorkom je fouten en heb je altijd inzage.