Mag Je Je Werknemers Monitoren?

Mag Je Je Werknemers Monitoren?

Door de pandemie zijn veel mensen vanuit huis gaan werken. Als werkgever moet je er dan op kunnen vertrouwen dat je thuiswerkende personeel ook daadwerkelijk productief is. Voor extra zekerheid kun je verschillende middelen inzetten om de activiteiten van werknemers vanaf een afstand te monitoren. Voorbeelden daarvan zijn volgsoftware en track & trace-systemen. Omdat je werknemers recht op privacy hebben, is het gebruik van deze middelen niet altijd toegestaan. In dit artikel lees je wanneer je je werknemers wel of juist niet mag monitoren.

Veilig internetten

Als het goed is zijn de computers en netwerken op kantoor al optimaal beschermd tegen digitale dreigingen. Dat ligt anders als je thuiswerkende personeel een persoonlijke pc of laptop gebruikt om hun werkzaamheden uit te voeren. Je weet niet of ze alle beveiligingsupdates op tijd hebben geïnstalleerd en welke links ze allemaal aanklikken. En thuiswerkers die regelmatig via een openbaar netwerk surfen zijn al helemaal kwetsbaar voor hackers en andere cybercriminelen. Voor je het weet heeft een hacker zich onrechtmatig toegang verschaft tot vertrouwelijke bedrijfsaccounts.

Dit wil je natuurlijk voorkomen. De beste manier om dat te doen is door je thuiswerkende personeel te adviseren om een VPN voor PC te gebruiken. Met een VPN breng je een versleutelde verbinding tot stand, waardoor hackers de uitgewisselde gegevens niet meer kunnen onderscheppen. Dankzij de encryptie zijn de gegevens onleesbaar voor derden. En omdat de individuele IP-adressen schuilgaan achter het IP-adres van de VPN-server blijven de oorspronkelijke afzenders anoniem.

Recht op privacy

Iedereen heeft recht op privacy. Op dit recht mag je niet zomaar inbreuk maken. Dat mag alleen als je daarvoor een hele goede reden hebt. Of iemand thuiswerkt doet daar niets aan af. Met volgsoftware kun je bijvoorbeeld zien wanneer iemand in- of uitlogt en hoeveel toetsaanslagen je werknemer maakt. Er bestaat ook software die om de zoveel tijd een screenshot maakt, zodat je precies kunt zien waar jouw werknemer op dat moment mee bezig is. Maar wat als jouw werknemer net aan het internetbankieren is? Met zo'n screenshot heb je dan meteen zicht in alle financiële gegevens van jouw werknemer. En dat mag natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

Voorwaarden voor monitoren

Als je volgsoftware wilt gaan gebruiken, moet je daarvoor dus hele goede redenen hebben. Je moet kunnen bewijzen dat het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het individuele recht op privacy. Ook moet je altijd onderzoeken of er misschien minder ingrijpende manieren zijn waarop je de productiviteit van je werknemers kunt monitoren. De Ondernemingsraad (OR) moet ermee akkoord gaan. En je werknemers moeten ervan op de hoogte zijn dat ze gemonitord worden.

Zonder toestemming van de OR en medeweten van je werknemers is monitoren dus niet toegestaan. Dit geldt voor volgsoftware, maar ook bijvoorbeeld voor het ophangen van beveiligingscamera's op de werkvloer. De enige uitzondering op deze regel is wanneer je het redelijke vermoeden hebt dat iemand steelt of fraudeert. Je mag dan gedurende korte tijd en zonder medeweten van de betreffende werknemer een camera ophangen. Zo kun je iemand op heterdaad betrappen en bewijzen dat er een strafbaar feit is gepleegd. Na afloop van de heimelijke controle moet je de werknemer in kwestie daarover wel informeren. Ook als uit de heimelijke controle is gebleken dat er geen sprake is van strafbare feiten.