Netjes administratie bewaren

Netjes administratie bewaren

De administratie kan veel ruimte innemen in je (thuis)kantoor. Een goed systeem is onmisbaar, zodat je de juiste gegevens in een handomdraai kunt vinden mocht dit nodig zijn. Ook zorgt een nette administratie ervoor dat jij weet wanneer je welke papieren de deur uit kunt doen en vergeet je nooit meer een rekening op tijd te betalen. 

Zakelijke administratie bewaren

Zakelijke administratie dien je altijd 7 jaar te bewaren. Hieronder vallen onder andere de in- en verkoopadministratie, je debiteuren- en crediteurenadministratie en het grootboek. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren. Voor andere administratie kun je afspraken maken over kortere bewaartermijnen, maar hoe dan ook heb je flink de ruimte nodig voor een papieren administratie. 

Met robuuste archief stellingen kan jij de mappen met administratie eenvoudig kwijt. Voorzie de rug van de mappen van een sticker, waarop je meer informatie kwijt kunt over de inhoud. Zo hoef je niet alle mappen uit de kast te pakken als je op zoek bent naar een bepaald document. 

Administratie bewaren thuis

Als particulier hoef je jouw administratie niet altijd jarenlang te bewaren. Sommige papieren moet je een jaar bewaren, andere 5 jaar of langer. Oude salarisstroken, belastingaangiftes en bonnetjes kun je het beste pas na een bepaalde periode in de papierbak gooien of nog beter: door de papierversnipperaar halen. Ook kan het voor je eigen gemak aan te raden zijn om bepaalde papieren, zoals verzekeringspolissen, overzichtelijk te bewaren. Met metalen of houten stellingen in je thuiskantoor kan je alle mappen met papieren eenvoudig kwijt. Heb je maar een kleine administratie? Dan kan je ook kiezen voor een ladeblok dat je onder je bureau neer zet.

Let er wel op dat er niet allemaal losse papieren in het ladeblok terecht komen. In dit geval ben je het overzicht snel kwijt. Er zijn namelijk nog meer papieren die je het beste even bewaart. Gebruiksaanwijzingen kun je over het algemeen direct weggooien, omdat deze ook online te vinden zijn. Voor de garantie hoef je alleen de aankoopbon te bewaren. Het jaaroverzicht van de energieleverancier of de ANWB hoef je maar 1 jaar te bewaren, omdat je jaarlijks een nieuwe ontvangt. Verzekeringspolissen bewaar je voor de duur van de verzekering. Vaak moet je ingediende rekeningen een jaar bewaren. Deze bewaartermijn kan langer zijn en hangt af van je (zorg)verzekeraar. Autopapieren moet je ook bewaren, voor zolang jij de eigenaar van de auto bent. 

Administratie bijhouden

Door de administratie bij te houden, voorkom je dat deze klus boven je hoofd groeit. Lees en verwerk alles dat binnenkomt. Je kunt dan direct actie ondernemen als er iets niet klopt. Zorg niet alleen voor een overzichtelijke papieren administratie, maar hou ook je mailbox georganiseerd door een mapje aan te maken voor je administratie.