Je bedrijf digitaliseren, dit zijn de voordelen en nadelen

Je bedrijf digitaliseren, dit zijn de voordelen en nadelen

Steeds meer bedrijven zijn bezig met digitaliseren. Analoge informatie wordt omgezet naar digitale informatie. Met andere woorden: waar je vroeger overal papier voor nodig had, zet je tegenwoordig de meeste dingen klaar in de cloud. Dat heeft een voordeel; je hebt geen kasten vol documenten meer nodig. De kans is dan ook kleiner dat je een belangrijk document kwijtraakt. Digitaliseren is van alle tijden. Vroeger moesten we via een acceptgiro geld overmaken en deze naar de bank brengen. Tegenwoordig loggen we gemakkelijk in via internetbankieren. Het digitaliseren van een bedrijf heeft dan ook verschillende voordelen en nadelen.

De voordelen

Er zitten verschillende voordelen aan je bedrijf digitaliseren. Het scheppen van overzicht in een berg (digitale) documenten wordt dankzij digitalisatie een stuk gemakkelijker. Zo verklein je dus de kans dat een belangrijk document zoekraakt. Bovendien kun je je bedrijf binnen de kortste keren vergroenen en kun je vanaf elke locatie bij je documenten.

Gemakkelijk overzicht

Ben jij zo’n werknemer of bedrijfseigenaar die altijd belangrijke documenten kwijt is? Stop dan met het gebruik van een archiefkast en stop alle belangrijke documenten in een beveiligde map op je harde schijf, of nog beter, in een beveiligde cloudomgeving. Zo kun je aan de hand van zoekwoorden gemakkelijk een document terugvinden. Dat scheelt veel tijd en stress.

Eenvoudig vergroenen

Ander voordeel van je bedrijf digitaliseren is dat het eenvoudiger is om je bedrijf te vergroenen. Printers zijn niet of amper meer nodig. Alle informatie in digitale vorm betekent een zogenaamde paperless office. Er hoeven minder bomen gekapt te worden, doordat je weinig of helemaal geen papier meer gebruikt.

Vanaf elke locatie werken

Verder kun je gemakkelijk vanaf elke locatie je zaakjes regelen. Denk bijvoorbeeld vanuit huis, of op locatie bij een klant. Zo hoef je niet steeds naar kantoor om een document te vinden. De archiefkast is online en dus volledig op afstand te benaderen. Zo kun je meer tijd investeren in wat er echt toe doet; je werk uitvoeren.

Nadelen

Natuurlijk heeft een bedrijf digitaliseren niet alleen maar voordelen. Want de kans is groot dat je straks niet meer weet wie je collega’s ook alweer waren of dat je bedolven wordt onder een stortvloed van niet interessante informatie.

Persoonlijkheid verdwijnt

Ten eerste: de persoonlijkheid. Waarschijnlijk word je na verloop van tijd zo’n collega die bij een fysieke meeting iemand goedemorgen wenst, maar stiekem geen idee meer hebt of deze collega Bas of Peter heet. Daarom is het handig elkaar soms even in het echt te kunnen zien. De meeste meetings zijn tegenwoordig digitaal en het is gemakkelijker om op afstand je anders voor te doen. Zorg er daarom voor dat je het contact met je collega’s een beetje fysiek houdt. Kom dus regelmatig eens naar kantoor om te laten zien dat je betrokken bent.

Een stortvloed aan informatie

Ten slotte: een stortvloed aan informatie dreigt. Helaas kennen veel digitale systemen digitale inzichten van welke documenten een collega precies heeft toegevoegd of op welke locatie er wat gebeurt. Bedrijven werken met digitalisering vrij ‘algemeen’ en zijn minder persoonlijk. Scheelt een hoop brieven (en dus papier!) schrijven, maar de kans is ook groot dat je informatie krijgt voorgeschoteld waar je in de praktijk niets aan hebt. Of de e-mails van een belangrijke collega of medewerker verdwijnen in de ongewenst-box. Zo raak je dus alsnog informatie kwijt.