Hier moet een goede vergaderlocatie aan voldoen

Hier moet een goede vergaderlocatie aan voldoen

Thuis vergaderen heeft zeker zo zijn voordelen. Je hoeft niet de auto in te stappen, om hoogstwaarschijnlijk aan te schuiven in een dagelijkse file. Je kunt wat later opstaan, en in je eigen omgeving is het prima werken. Na een aantal maanden verplicht online vergaderen, ga je het fysieke contact wel missen. Ook voor de kwaliteit van de vergaderingen is het beter om deze bij elkaar te doen, het liefst op locatie. Als je op zoek bent naar een goede vergaderlocatie zijn dit de punten waar je op moet letten.

Goede locatie

Het eerste punt heeft niet zozeer met de binnenkant van het gebouw te maken, maar met de ligging. Omdat niet iedereen in hetzelfde dorp woont, is het belangrijk om voor een gunstig gelegen vergaderlocatie te kiezen. Als de aanwezigen uit het hele land komen, kies je voor een plek in het midden van het land, het liefst vlakbij de snelweg. Zo is de vergaderlocatie voor iedereen goed te bereiken. Check ook meteen even of het er gratis parkeren is. Bij locaties langs de snelweg is dit vaak wel het geval.

Welke zaalopstelling?

De zaalopstelling is ontzettend belangrijk en bepaalt of het een vruchtbare vergadering gaat worden of eentje waarvan je je later afvraagt waarom je überhaupt bent geweest. Voor intensieve vergaderingen waarbij grote beslissingen moeten worden genomen, is een ronde tafel het beste. Dan kan je elkaar goed verstaan en goed in de ogen kijken. Als je een vergadering met een hoop interactie hebt, laat dan de tafels weghalen. Een opstelling met stoelen is in dat geval genoeg. En als je veel deelnemers hebt, is een grote zaal of een opstelling in U-vorm de beste keuze.

Hoe is de lunch?

Zeker niet te onderschatten, de lunch. Een vergadering op locatie is iets anders dan een normale werkdag op kantoor. Tijdens de lunch ga je nabespreken en leer je je collega’s op een andere manier kennen. Bij de lunch hoort vaak ook een wandeling. Als je bijvoorbeeld een vergaderlocatie in Utrecht zoekt, kan je kiezen voor een plek met een hoop groen in de omgeving. Ideaal om tot rust te komen én om inspiratie voor de middagsessie op te doen. Eventueel kan je ervoor kiezen om ook het diner op locatie te doen. Dat is een mooie afsluiting van een vruchtbare dag.

Neem vooraf een kijkje

Vergaderingen zijn er niet om de tijd te doden. Als het goed is, komen er plannen uit voort waar het bedrijf jaren mee vooruit kan en grote stappen voorwaarts mee gaat zetten. Stel dat je een marketingbureau hebt en je hebt een op het oog prachtige locatie in de bossen uitgekozen. Niks aan de hand zou je zeggen. Totdat je binnenstapt en vier witte muren met een klein raam ziet. Niet echt ideaal voor de inspiratie. Neem daarom altijd vooraf een kijkje bij de vergaderlocatie, om teleurstellingen te voorkomen. Dan kan je ook meteen horen of het in de kamer niet galmt.