Hoe voorkom je onverwachte hoge btw-aangiftes?

Hoe voorkom je onverwachte hoge btw-aangiftes?

Ieder kwartaal moeten ondernemers een btw-aangifte doen. Dat is voor de ondernemers vaak een stressvolle maand. Het is niet leuk om te doen maar wel belangrijk voor je boekhouding. Je kunt namelijk een boete krijgen wanneer je de btw-aangifte niet op tijd doet. Je kunt ook geld terugkrijgen wanneer je de btw-aangifte correct indient. Je voorkomt met een correcte btw-aangifte dat je teveel moet terugbetalen. Hoe je dat voorkomt vertellen we je in dit artikel?

Handel de btw-aangifte en de betalingen op tijd af

Aan het einde van het kwartaal is het belangrijk om je btw-aangifte te doen. Je kunt dit het beste doen in de maanden Januari, april, juli en oktober. De aangifte dient dan voor het einde van de maand binnen te zijn. Om dit te onthouden zou je een btw alert app kunnen downloaden. Je krijgt dan ieder kwartaal een seintje van de app. Wacht niet tot het laatste moment om je btw-aangifte te doen.

Het is namelijk mogelijk dat je nog onverwachte dingen tegenkomt. Bijvoorbeeld dat de website van de belastingdienst eruit ligt. Wanneer je btw moet betalen dan is het belangrijk dat je deze voor het einde van de maand hebt betaald. Houdt hierbij rekening met de weekenden. Het zal dan niet direct bij de belastingdienst aankomen.

Neem wijzigingen mee in je btw-aangifte en check de vorige aangifte

Soms kan het gebeuren dat je een aangifte hebt gedaan en dat je dan nog een bonnetje vindt die erbij had gemoeten. Je kunt dit controleren bij elke aangifte. Wanneer dit het geval is dan kun je dat bonnetje meenemen in je volgende aangifte. Er is dan geen suppletie omzetbelasting nodig. Bij bedragen boven de € 1000 euro is dit wel nodig.

Een startende ondernemer mag ook denken aan de aanloopkosten

Wanneer je kunt aantonen als startende ondernemer dat je zakelijke kosten hebt gemaakt voordat het bedrijf is opgericht dan kun je hiervan ook de btw terugvragen. De kosten die je hebt gemaakt voor je bedrijf vanuit je privé rekening mag je hierbij ook meenemen. Als je zakelijke kosten wilt inboeken van de aanloopfase dan is het belangrijk dat je wel de originele aankoopbon hebt.

De betaalde btw terugvragen van oninbare facturen

Het kan gebeuren dat verkoopfacturen onbetaald blijven. Bij een btw-aangifte komt het wel voor dat je dit betaald hebt. Je kunt de btw die je betaald hebt terugvragen bij de belastingdienst wanneer je deze niet hebt ontvangen. De factuur kun je aanmerken als onbetaalbaar. 

Dit kan tot een jaar na de betaaldatum. De btw kun je van de oninbare vordering heel gemakkelijk terugvragen. Je zet deze als negatieve omzet en btw in het btw-tijdvak zetten. Je hebt nu een oninbare factuur gemaakt.

Verreken geen voorbelasting wanneer je een bon kwijt bent

Er is een vuistregel die je gemakkelijk kunt onthouden. Is er geen betaalbewijs dan moet je ook geen voorbelasting verrekenen. Als je btw op gaat geven zonder een betaalbewijs dan kan dit een hoop gedoe opleveren wanneer je controle krijgt. Het kan je een boete opleveren of je moet geld terugbetalen.

Welk btw-aangiftetijdvak is nodig voor je btw

Veel ondernemers werken met een factuurstelsel. De btw wordt opgegeven op het moment dat de factuur wordt geboekt. Dat is op de factuurdatum. De betaaldatum is daarbij niet van belang. Bij een kasstelsel boek je pas je btw wanneer de factuur is betaald. Bij een factuurstelsel houd je altijd de factuurdatum aan voor de btw-aangifte.

Kijk of je de regeling voor kleine ondernemers wilt toepassen

Als je gebruikt maakt van de nieuwe KOR als ondernemer dan is het niet nodig om aangifte te doen van je btw. Je hoeft ook geen btw dan te betalen. Het zou voor je als ondernemer interessant kunnen zijn. Dit heeft ook een nadeel. Wanneer je zakelijke kosten maakt dan kun de btw hiervan ook niet aftrekken. Je mag ook maar maximaal € 20,000 euro omzet draaien.

Stuur facturen nog op tijd weg

Als je facturen nog moet versturen doe je dit niet op het laatste moment. Verstuur deze op tijd zodat je deze nog mee kunt nemen voor je btw-aangifte. Wanneer je dit op de laatste dagen gaat doen van het kwartaal kun je deze het beste meenemen in het nieuwe kwartaal. Je hebt dan geen tijdsverschil tussen de btw die je moet betalen en het bedrag dat je moet ontvangen van je klanten.

Zijn je kosten btw aftrekbaar

Veel kosten die je maakt zijn btw aftrekbaar. Er zijn echter kosten die kunnen een privékarakter hebben. Deze worden ook wel gemengde kosten genoemd. Soms is de btw niet aftrekbaar als voorbelasting. Een voorbeeld hiervan is een zakelijke lunch. Wanneer kosten niet aftrekbaar zijn dan worden deze gezien als een privé onttrekking. Deze worden dan niet meegenomen in je btw-overzicht.

Controleer buitenlandse btw 

Voor buitenlandse btw gelden een aantal regels. Dit kun je het beste controleren samen met boekhouder. Je mag bijvoorbeeld buitenlandse btw in Nederland opgeven bij een bepaald drempelbedrag. Wanneer je boven dat bedrag komt dan draag je btw af. Dat draag je af in het land waaraan je goederen hebt geleverd. Wanneer je klanten hebt binnen de EU die daar een btw-aangifte moeten doen dan is het belangrijk dat je een opgaaf ICP-aangifte doet.

Als je kosten hebt gemaakt en die zijn verlegd dienen deze correct opgevoerd te worden. Je gaat dan zelf de btw over deze kosten berekenen. Deze neem je mee in de btw-aangifte als een verlegde btw. Hier heb je apps voor die dit eenvoudig voor je berekenen en opgeven.

Bereken je btw goed en schat hem niet in

Er zijn ondernemers die maken de fout dat ze de btw inschatten in plaat van deze goed te berekenen. Dat is de grootste valkuil. De btw moet je goed berekenen zodat je een hoge btw voorkomt. Wanneer je een schatting hebt gemaakt die onjuist is dan kan het zijn dat je te weinig betaald hebt aan belasting. Je moet alsnog betalen dan met rente erbij en krijgt nog een boete erbovenop.