Alles wat je moet weten over een betalingsherinnering

Alles wat je moet weten over een betalingsherinnering

Heb je een klant enige tijd geleden een factuur gestuurd, maar is deze nog niet voldaan terwijl de betalingstermijn al wel verstreken is? Ga dan niet direct op je achterste poten staan, maar stuur eerst een betalingsherinnering. Hierin verzoek je een klant om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Als je nog niet eerder zo’n herinnering verstuurd hebt, weet je er het fijne misschien niet van. Daarom vertellen wij je in deze tekst alles wat je moet weten over een betalingsherinnering.

Wat is een betalingsherinnering?

De naam verklapt eigenlijk al wat een betalingsherinnering is. Het is namelijk niets anders dan een herinnering die je aan een klant stuurt als er nog een factuur open staat terwijl de betalingstermijn al wel verstreken is. Een betalingsherinnering heeft over het algemeen een vriendelijke toon. Je wilt een klant immers niet direct tegen je in het harnas jagen. Bovendien kan het zijn dat een betaling en de betalingsherinnering elkaar gekruist hebben of misschien is de factuur niet goed aangekomen. Reden genoeg om ervoor te zorgen dat een betalingsherinnering niet al te formeel is.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Op een factuur vermeld je altijd een betalingstermijn. Als deze datum verstreken is en de klant nog niet betaald heeft, kun je het beste direct een betalingsherinnering sturen. Op deze manier laat je jouw klanten zien dat je een strak debiteurenbeheer hebt. Daarbij komt dat het ook snel duidelijk wordt wat er bij de klant speelt als een factuur niet tijdig betaald wordt.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van een betalingsherinnering, moet je weten wat je hier allemaal in moet zetten. Laat je klant allereerst weten dat er nog niet betaald is en verwijs naar de factuur waar de betalingsherinnering betrekking op heeft. Vermeld ook altijd het openstaande bedrag in de herinnering en geef duidelijk aan naar welke rekening het bedrag overgemaakt moet worden. Tot slot is het van belang om een concrete betaaltermijn op te nemen. Noem liever een specifieke datum voor wanneer je het bedrag wilt ontvangen dan iets als ‘betaling binnen 14 dagen’. Als jouw klant een consument is, gelden er specifieke regels voor de betaaltermijn. Bij zakelijke klanten is dit niet het geval.

Incasso overdragen

Als een klant niets doet met een betalingsherinnering, kun je een incassobureau inschakelen. Je kunt ook voor een incasso advocaat kiezen. De werkzaamheden van zo’n bureau en een advocaat vertonen overeenkomsten, maar er zijn ook verschillen. Zo heeft een incasso advocaat meer bevoegdheden dan een incassobureau. Een dergelijke specialist is ook bevoegd om beslag te leggen op inboedel en inkomsten en mag een faillissementsaanvraag indienen. Ook is hij bevoegd om te procederen bij vorderingen hoger dan 25.000 euro. Heb je een incasso advocaat nodig? Kijk dan eens op bierensgroup.com/nl.