Waarom de Kraljic matrix nog altijd wordt toegepast

Waarom de Kraljic matrix nog altijd wordt toegepast

In een tijd waarin bedrijven streven naar efficiëntie en strategisch denken, blijft de Kraljic Matrix een trouwe bondgenoot. Maar waarom blijft dit model, dat zijn oorsprong kent in de jaren '80, zo geliefd? In dit artikel duiken we in de essentie van de Kraljic Matrix, bekijken we hoe het in harmonie werkt met moderne inkoopsoftware, en ontdekken we waarom het nog steeds een onmisbaar hulpmiddel is in de inkoopwereld.

Wat is een Kraljic Matrix eigenlijk?

Als je een bedrijf runt, is er een flinke kans dat je te maken krijgt met inkoop. Of het nu gaat om kantoorbenodigdheden, grondstoffen, of ingewikkelde machines, je wilt slim omgaan met hoe en wat je inkoopt. Hier komt de Kraljic Matrix om de hoek kijken, als een betrouwbare vriend die je helpt met het nemen van inkoopbeslissingen.

Dus, wat houdt de Kraljic Matrix precies in? Het is een matrix dat je helpt de inkoopitems te categoriseren op basis van twee belangrijke criteria: hoe essentieel het item is voor je bedrijf, en hoe gemakkelijk het is om het item te verkrijgen.

Laten we ons de matrix voorstellen als een vierkant verdeeld in vier kleinere vakken.

1. Het eerste vak is voor items die belangrijk zijn, maar redelijk eenvoudig te verkrijgen. Bijvoorbeeld, je hebt veel printerpapier nodig, maar gelukkig zijn er veel plaatsen waar je dat kunt kopen. Voor deze items kun je proberen de kosten zo laag mogelijk te houden door slim te onderhandelen.
2. Het tweede vak is voor de echt cruciale items die ook moeilijk te verkrijgen zijn. Dit zijn de zaken waarbij je echt een plan nodig hebt. Misschien wil je een goede relatie opbouwen met de leverancier of zelfs op zoek gaan naar alternatieven voor het geval er iets misgaat.
3. In het derde vak vinden we de items die niet zo essentieel zijn en gemakkelijk te verkrijgen. Voor deze items is het meestal een kwestie van gemak en het niet te ingewikkeld maken.
4. Het laatste vak is voor items die niet super belangrijk zijn, maar die wel lastig te krijgen zijn. Hier wil je misschien wat extra voorraad van hebben, voor het geval dat.

Door je inkoopitems in deze vier vakken te plaatsen, krijg je een helder beeld van waar je extra aandacht aan moet besteden en waar je wellicht wat kosten kunt besparen. De Kraljic Matrix is dus een soort kompas dat je helpt om door de soms gecompliceerde wereld van inkoop te navigeren. Daarom is het gelukkig ook de norm dat een junior inkoper bekend is met deze matrix. Dit omdat het een bepalende rol kan spelen in de aankoop van goederen en diensten. 

Nog meer voordelen in combinatie met inkoopsoftware

Nu we een goed begrip hebben van wat de Kraljic Matrix is en hoe het bedrijven helpt bij het categoriseren van inkoopitems, is het slim om te kijken hoe deze matrix met inkoopsoftware gecombineerd wordt. Dit omvat het bijhouden van bestellingen, het beheren van leveranciersrelaties, het analyseren van uitgaven, en nog veel meer. Laten we eens kijken hoe deze software en de Kraljic Matrix een dynamisch duo kunnen vormen:

1. Data-Analyse: Inkoopsoftware kan enorme hoeveelheden data verzamelen en analyseren. Door deze gegevens te koppelen aan de Kraljic Matrix, kun je een nauwkeuriger beeld krijgen van de inkooprisico's en de financiële impact van verschillende items. Dit maakt het gemakkelijker om te beslissen in welk vak van de matrix elk item past.
2. Real-time Monitoring: Inkoopsoftware kan real-time informatie bieden over leveranciers en markttrends. Dit betekent dat je de Kraljic Matrix kunt bijwerken op basis van de meest actuele informatie, wat helpt bij het maken van tijdige en geïnformeerde beslissingen.
3. Strategie-Implementatie: Zodra je de items in de matrix hebt geplaatst, is het tijd om strategieën te ontwikkelen. Inkoopsoftware kan je helpen bij het implementeren van deze strategieën door bijvoorbeeld automatisch bestellingen te plaatsen bij voorkeursleveranciers, of door je te waarschuwen wanneer de voorraad van een kritisch item laag is.
4. Leveranciersbeheer: Het opbouwen en onderhouden van relaties met leveranciers is cruciaal, vooral voor strategische items. Inkoopsoftware kan helpen bij het beheren van deze relaties door communicatie, contracten en prestatiegegevens te centraliseren, wat bijdraagt aan een betere samenwerking en onderhandelingspositie.
5. Rapportage en Optimalisatie: Ten slotte maakt inkoopsoftware het eenvoudig om rapporten te genereren over de inkoopprestaties. Door deze rapporten te analyseren in de context van de Kraljic Matrix, kun je gebieden identificeren waar verbetering mogelijk is en je inkoopstrategieën verder verfijnen.

Door de Kraljic Matrix te combineren met de kracht van inkoopsoftware, kun je niet alleen de inkoopitems beter begrijpen, maar ook proactief strategieën ontwikkelen en uitvoeren die de efficiëntie en effectiviteit van het inkoopproces verbeteren.